Propuesta de implementación de sistema administrativo para optimizar el trámite documentario en la unidad de asuntos financieros de Promperú - 2019

Cita fuente PROMPERÚ.

El presente trabajo de suficiencia profesional tiene como objetivo principal implementar un sistema que ayude a optimizar el trámite documentario en la Unidad de Asuntos Financieros conocido como UAFI de la entidad pública Promperú. Asimismo, este trabajo revela el problema que existe en el flujo de documentación de expedientes de pago que ingresa a la unidad, en donde se evidencian los cuellos de botella que originan un retraso en el pago a proveedores. Estos son ocasionados por el retraso de documentos que no se remiten a tiempo, como: comprobantes de pago, órdenes de compra y servicio e informes de conformidad. Este último documento genera el mayor retraso para el pago de un expediente, ya que este es de vital importancia para realizar el pago al proveedor porque la conformidad viene a ser el visto bueno que otorga el área usuaria a la provisión y prestación correcta de un bien o servicio. Para tener una idea más clara del presente trabajo abarcaremos un periodo de cuatro años de las cuentas por pagar a proveedores, desde el año 2015 a 2018 y se realizará un análisis haciendo uso de ratios financieros. Se calculará el ratio promedio de pago a proveedores para que nos ayude a determinar cuántos días se demora la entidad en realizar el pago a proveedores y qué factores son los que causan el incremento en el periodo de pago. Finalmente, para dar solución al problema, se propuso y evaluó dos alternativas de solución: Implementación de sistema Balanced Scorecard y la implementación del sistema de Gestión por Procesos. Ambos sistemas nos brindan resultados óptimos, pero en análisis beneficio – costo, se optó por elegir el sistema de Gestión por Procesos. Se escogió por ser el que brindará mayores beneficios a la entidad y por constituir uno de los pilares fundamentales para la modernización de la gestión pública en el país.